Тайм-менеджмент – искусство управления собственным временем. Это умение определять, что является главным, а что – второстепенным, к чему в первую очередь стоит приложить усилия, а что может и подождать.
Проводится анализ целей, расставляются приоритеты, которые затем трансформируются в конкретные задачи и программу действий.
Специалисты выделяют два вида тайм-менеджмента: личный и корпоративный.
В широком понимании тайм-менеджмент представляет собой механизм управления временем компании. Такой подход эффективен в том случае, когда от работника требуется быстрое и четкое выполнение поставленных задач.
Тайм-менеджмент в узком смысле – это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях, когда у работников существует некая свобода выбора, проявляется творческая инициатива.
Наиболее тонким нюансом в личном тайм-менеджменте является соблюдение баланса между свободой и принуждением.
Грамотно поставленная цель – первый шаг к структурированию времени и упорядочиванию жизни.
Несколько полезных советов
В мире существуют несколько систем управления временем. Вот некоторые из них.
Система Франклина – любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те в свою очередь – на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить, как многоступенчатую пирамиду.
Основание пирамиды – определение человеком своих жизненных ценностей. Следующая ступень – из составленного списка ценностей, человек должен решить, чего он хочет добиться. Третья ступень – составление генерального плана – что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Четвертая ступень – долгосрочный промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Пятая ступень – краткосрочный план. Шестая ступень – план на день.
Матрица Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.
Принцип Парето – 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.
Диаграмма Ганта. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.
Хронометраж – метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.
Список задач или to do list – это перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается.
Помимо собственно планирования времени одной из важных функций тайм-менеджмента является борьба с так называемыми “пожирателями времени”. Вот некоторые из них.
Результатами эффективного тайм-менеджмента для Вас будут:
